Maak geen DT-fouten in communicatie

Ook communicatie-deskundigen maken fouten. Zeer recent nog meegemaakt. Een communicatie-agentschap dat zonder enig overleg met foto en al een bericht verspreidde over een bedrijf, en er klakkeloos van uitging dat dit “wel juist zou zijn”. Ik treed niet in details, want anders zou u kunnen raden over welk bedrijf en welk communicatie-agentschap het gaat. Maar anno 2019 bestaat dit nog. Om dergelijke toestanden te vermijden, moet je zorgen dat je geen DT-fouten maakt in communicatie. Dit is een eenvoudige toets die ik vaak hanteer bij het beoordelen van een communicatie-actie, van een persbericht over een interne nota tot een blog. Volg even. Elke communicatie test ik op  vier D’s en  vier T’s. Simpel. Welke zijn dit ?

Er is de D van degelijk. Communicatie moet inhoudelijk kloppen en dus correct zijn. Taalfouten zijn best te vermijden, maar dat is een understatement. De D van duidelijk staat voor het vermijden van jargon of technische termen die enkel maar een bepaalde groep mensen kan verstaan. In de IT-sector bijvoorbeeld wordt er nogal wat gegoocheld met drie-letter-acroniemen, en die beheerst lang niet iedereen. Helderheid is een gave bij goede communicatie. Dan is er de D van duurzaam. Dat wil zeggen dat er van de communicatie iets moet blijven hangen bij het doelpubliek. Dat hoeft niet meteen iets wereldschokkend te zijn, maar iets waar men een aha erlebnis bij heeft en van zegt :  “Tiens, dat wist ik niet”. De laatste D staat voor decent. Bedrijfs- of overheidscommunicatie is geen instrument voor insinuaties, beledigingen of nepnieuws. Het moet dus proper blijven.

Dan is het aan de T’s. De eerste is van transparant. Meer en meer moet communicatie aan deze kwaliteit beantwoorden. Het grote publiek vraagt bedrijven en overheden dat zij open vertellen waar het over gaat, en dit niet gaan verhullen. Dit had uiteraard ook de D van doorzichtigheid kunnen zijn. De belangrijkste T is wellicht die van team. Communicatie-acties zijn een collaboratief van aard. Heb ik  de communicatie voorgelegd aan andere personen en laten nakijken ? Past de inhoud bij de kanalen die we gaan kiezen om een boodschap te verspreiden ? Is de communicatie afgetoetst met de verschillende belanghebbenden (de stakeholders in het Engels) en hebben die hun goedkeuring gegeven ? Op al deze vragen bestaat maar één enkel antwoord: communiceren doe je in groep. En over kanalen gesproken. De derde T is die van totaal. Praktisch alles moet gezegd worden in de communicatie (de bekende “wie, wat, waar wanneer, waarom”) en bijna alle kanalen moeten aangewend zijn. Het is zonde dat een goede communicatie niet een maximum aantal mensen zou bereikt hebben omdat een aantal communicatie-kanalen zijn overgeslaan of vergeten. In tijden van het Internet en prolifererende technologie wordt het niet makkelijker om deze toets te doen. De laatste T is die van talent. Niet alles in communicatie moet echt tot op de millimeter juist zijn. Communicatiedeskundigen hebben ook een intuïtie die hen vaak kan helpen om de juiste toon te vinden. Er is niks mis mee om daarop te vertrouwen, wat zelfverzekerd te zijn en je eigen talent de vrije loop te laten.

Niet iedereen zal het met deze DT-test eens zijn. Hier ontbreken zeker nog elementen die een goede communicatie tot een uitstekende communicatie maken. Maar het kan aardig helpen om tenminste geen basis- of beginnersfouten te maken. En elke communicatie op zich is een nieuw begin. Ook in 2019…

(Kris Poté, vice president Marketing & Communicatie, Capgemini, 26/2/2019).